Секретарь руководителя

Требования: Образование - высшее
Опыт работы - не менее двух лет выполнения работ по организационномуи документационному обеспечению деятельности руководителя организации
Секретарь руководителя должен обладать функциональными знаниями и умениями, включающими:
принципы и правила планирования рабочего времени;
умение вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе;
умение применять в соответствии с назначением средства организационной техники, канцелярские принадлежности;
знание общих требований к номенклатуре дел, методики ее составления и оформления;
правила сервировки чайного (кофейного) стола;
методы оформления и обработки документов;
умение использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи;
умение использовать современные технологии сбора и передачи информации;
умение использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;
умение принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций;
умение работать с компьютером, электронной почтой, браузерами, пользоваться офисным пакетом (текстовый редактор, таблицы);
умение использовать в работе справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», оргтехнику.


Обязанности: Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению администра-тивно-распорядительной деятельности директора учреждения.
Организует проведение телефонных перего-воров и видеоконференций директора.
Организует служебные командировки директора.
Ведет учет времени, фактически отработанного работниками отдела АУП.
Информирует директора об обращениях работников учреждения по рабочим и личным вопросам, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Организует встречи трудового коллектива с директором.
Организует обмен информацией между заместителями директора, структурными подразделениями учреждения и директором.
Организует личный прием посетителей (граждан, представителей организаций по предварительной записи) директором.
Выполняет работу по подготовке совещаний, заседаний, иных мероприятий, проводимых при участии директора.
Ведет и оформляет протоколы совещаний и заседаний.
Передает зарегистрированные документы в соответствии с принятым решением (резолюцией директора (лица, его замещающего)) в структурные подразделения учреждения и(или) конкретным исполнителям.
Ведет учет и контроль получения руководителями и(или) специалистами структурных подразделений учреждения – ответственными исполнителями документов, переданных для исполнения, учета; обеспечивает получение ответственными исполнителями документов посредством раскладки документов в ячейки.
В приемной директора контролирует своевременное получение документов последними.
Ведет журнал учета местных командировок работников учреждения.
Регистрирует распорядительные документы по основной (профильной) деятельности учреждения в соответствующем журнале.
Проверяет правильность и точность оформления подготовленных работниками учреждения проектов документов, личных заявлений, передаваемых директору (лицу, его замещающему) на подпись, обеспечивает их качественное редактирование (в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами), исключает дублирование информации.
Осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений директора, взятых на контроль;
информирует работников учреждения об истечении срока исполнения поручений директора; фиксирует исполнение поручений;
Разрабатывает инструкцию по делопроизводству в учреждении.
Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.
Подготавливает проекты распорядительных и информационно-справочных документов (инициативные письма, докладные и служебные записки, акты и другие документы) по поручению директора.
Своевременно проводит ознакомление работников учреждения с организационно-распорядительными документами учреждения, иными документами, требующими ознакомления.
Обеспечивает сохранность и конфиденциальность проходящей служебной документации, полученной служебной информации.
Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.
Ведет электронный документооборот (ЕСЭДД).

Рабочее время: с 09:00 до 18:00
Дополнительно: Оформление в соответствии с трудовым кодексом РФ.
Ежеквартальные премии.
Режим работы 5/2 с 9.00 до 18.00, в пятницу с 9:00 до 17:00,
Перерыв для отдыха и питания с 13.00 до 13.48.
Отпуск 28 + 5 (за ненормированный рабочий день).
Социальные гарантии в соответствии с трудовым кодексом РФ.
Полностью официальная заработная плата.
Работа в комфортабельном офисе недалеко от метро.

Дружный и отзывчивый коллектив.
Откликайтесь на вакансию, звоните, пишите!